Bring‘ Licht ins kreative Chaos.

Musik zu machen bedeutet dir alles. Du schaffst es locker deine Zuhörer zu faszinieren, sie zum Weinen oder zum Lachen zu bringen. Das ist das was dich auszeichnet und deine große Leidenschaft ist. Das ist soweit klar. Aber wie steht es damit, deine Tage zu strukturieren bzw. zu organisieren?

Hast du einen Plan?

Oder gehörst du zu jenen, denen in letzter Minute einfällt, dass eigentlich ein Newsletter für die nächsten Gigs raus muss oder dass du heute auf eine Veranstaltung gehst, wo es gut wäre ein paar Flyer mitzunehmen, du sie aber leider noch nicht drucken hast lassen? Oder überlässt du sowieso alles den Veranstaltern und sitzt Lokalen mit enthusiastischem, aber wenig Publikum?

Bei aller Liebe zur Musik gehört doch einiges an Organisation dazu um weiterzukommen. Ich gehe jetzt davon aus, dass du dir schon einen Plan gemacht hast, wohin bei dir die Reise gehen soll. Also welche Ziele du bis wann erreichen möchtest und was es dafür braucht um diese zu erreichen. Wenn du grundsätzlich keine Pläne schmiedest und alles dem Zufall überlassen möchtest – auch gut. Deine Sache. Wenn du aber deine musikalische Karriere oder die deiner Band selbst in die Hand nehmen und beeinflussen möchtest, dann ist es jetzt Zeit für Organisation. Und die tut nicht weh.

Zettelwirtschaft ade dank „Trello“

Ich selbst bin vor einer Weile vor allem zwischen Band-Management für Jump The Curb, meinem Gesangsstudium am Complete Vocal Institute und Vorantreiben der Projektgreisslerei unruhig hin- und hergehüpft. Und jedesmal, wenn ich mich der Bandarbeit gewidmet habe, dachte ich, dass ich doch eigentlich in Sachen Projektgreisslerei etwas tun müsste und umgekehrt. Grundsätzlich gehöre ich zu den organisierten Menschen (nona sonst wäre ich im Projektmanagement falsch aufgehoben), aber da ich die Zettelwirtschaft in meinem Büro klein halten möchte, war ich auf der Suche nach dem perfekten Tool. Immer wieder habe ich Werkzeuge ausprobiert, die grundsätzlich für Organisation und zur Zusammenarbeit mit anderen gut geeignet sind. Wie z.B. Asana. Trotzdem war ich nicht ganz zufrieden, weil ich meine Aufgaben gerne vor mir sehe, aber gleichzeitig nicht im Post-It-Chaos versinken mag. Die Tools haben funktioniert, haben mir aber keine Freude bereitet.

Zufällig bin ich dann auf einen Artikel der Bloggerin Katharina Lewald gestoßen und ich hab mich sofort in „Trello“ verliebt. Vielleicht auch deshalb, weil es ein wenig an die Post-It-Sache erinnert, aber in strukturierter Form. Katharina Lewald beschreibt die Funktionsweise kurz und anschaulich. Daher werde ich auf die Funktionsweise gar nicht so eingehen.  Am besten lest direkt bei ihr nach.

Jetzt habe ich auf einen Blick Klarheit was zu tun ist und kann zwischen meinen 3 Boards switchen und das schlechte Gewissen ist (meistens zumindest) weg. Und habe ich eine Idee z.B. für einen Artikel während ich meine Band to-do’s abarbeite, speichere ich mir die Idee auf meinem Projektgreisslerei-Board und kann mich wieder konzentrieren ohne Angst zu haben, die Idee zu vergessen.

Wozu kannst du „Trello“ nutzen?

Grundsätzlich für alles. „Trello“ arbeitet mit Boards, Listen und Karten. Ich habe z.B. für  Jump the Curb ein eigenes Board angelegt und dort befinden sich dann meine Listen und die dazugehörigen Karten. Zur Veranschaulichung lass‘ ich euch in mein Jump The Curb Board spernzeln. Hier gibt es eine angelegte Liste mit Checklisten „Was am Gigtag mitnehmen“, „Merchstand-Packliste“, „Gig-Vorbereitungs-Checkliste“. So muss ich nicht jedesmal neu überlegen, ob ich vor dem Gig alles eingepackt habe.
Besonders ans Herz legen würde ich euch auch eine Liste mit den „next 5 steps“. Da sind jene Dinge vermerkt, die als nächstes zu tun sind. Nachdem es nur 5 Dinge sind, wirkt das überschaubar und ich habe nicht das Gefühl, dass mich die Last der Aufgaben erschlägt (man weiß sich ja mitterweile selbst auszutricksen…).

du kannst dir unter anderem

  • Checklisten machen und diese dann gleich direkt in „Trello“ abhakerln
  • Gigvorbereitungen in kleinere Aufgaben teilen
  • dir Termine setzen, die du dann gleich in deinen Kalender übernehmen kannst
  • Bilder zur Veranschaulichung hinzufügen (das hat mich ursprünglich am meisten geködert, weil es damit optisch ansprechender wirkt und dadurch einfacher zu überblicken)
  • mit Label-Farben den Erledigungsfortschritt anzeigen lassen
  • Word-Dokumente anhängen
  • mit anderen gemeinsam an Projekten arbeiten, wenn du das möchtest
  • uvm.

Und das Beste ist, es ist alles kostenlos. Selbstverständlich gibt es auch hier eine Pro-Version, aber die habe ich noch nicht getestet. Obwohl es vielleicht überlegenswert wäre, weil man dann zB. auch Evernote (ein herrliches elektronisches Notizbuch) integrieren kann. „Trello“ hat nur einen Nachteil. Erledigen muss man die Aufgaben trotzdem selbst.

Das war meine persönliche Liebeserklärung an „Trello“.

Gib dir einen Ruck und organisier dich! Fallst du schon anders organisiert bist, würde mich natürlich interessieren, wie du das machst. Ich freue mich auf deine Kommentare dazu.

PS: Ach ja und hier geht es zu „Trello“, falls du gleich schauen magst.

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